Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk
merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dengan istilah dokumen,
karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam (didokumentasikan)
diatas secarik kertas.
Formulir elektronik merupakan ruang yang ditayangkan
dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam
pengolahan data elektronik.
Peranan atau kegunaan formulir dan dokumen-dokumen
dalam sistem akuntansi menurut Cecil Gillespie adalah sebagai berikut:
1. Untuk menentukan hasil kegiatan perusahaan.
Peranan ini dapat dilihat dari pekerjaan membuat
distribusi dan pembuatan laporan-laporan untuk pimpinan.
2. Untuk menjaga aktivitas-aktivitas dan
hutang-hutang perusahaan.
Peranan ini dapal dilihat dari penggunaan
rekening-rekening sehingga dapat diketahui saldo masing-masing rekening.
3. Untuk memerintahkan mengerjakan suatu pekerjaan.
Peranan ini dapat dilihat antara lain dari
penggunaan surat perintah pengiriman untuk mengirim barang-barang dan
penggunaan surat permintaan pembelian agar dibelikan barang-barang yang
dibutuhkan.
4. Untuk memudahkan penyusunan rencana-rencana
kegiatan, penilaian hasil-hasilnya dan penyesuaian rencana-rencana.
Menurut Tujuan Penggunaannya:
- Formulir yang bertujuan untuk mencatat suatu
tindakan. Contoh: faktur penjualan dan faktur pembelian.
- Formulir yang bertujuan untuk meminta dilakukannya
suatu tindakan. Contoh: bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang, surat
permintaan penawaran harga dan lainnya
Formulir yang digunakan oleh perusahaan perlu
ditinjau secara periodik untuk menentukan perlu tidaknya diadakan
penyempurnaan, penggantian, atau penghentian permakaian formulir yang sekarang
digunakan.
Untuk itu perlu dilakukan survei guna mengumpulkan
informasi:
1.Yang bersagkutan dengan formulir itu sendiri,
misal: mengenai isinya, jumlah lembar tembusannya, dan jenis kertas yang
digunakan.
2. Yag bserangkutan dengan kegiatan penyediaan,
pengisian, dan pencatatan informasi dari formulir tersebut.
Faktor-Faktor yang Harus Diperhatikan pada Pembuatan
Formulir Elektronik
1.Siapa yang memerlukan atau yang akan mendapat
informasi yang dicatat di dalam formulir tersebut. Hal ini akan menentukan
berapa lembar formulir tersebut harus dibuat.
2.Adakah formulir lain yang sekarang dirancang atau
sekarang digunakan berisi informasi yang sama? Jika ya, apakah ada kemungkinan
menyatukan informasi di dalam formulir yang dirancang ini dengan formulir lain
tersebut? Banyak perusahaan yang membuat faktur penjualan, surat muat (bill of
lading), slip pembungkus (packing slip) dan surat order pengiriman dalam satu
kali penulisan.
3.Apakah elemen-elemen yang harus dicantumkan di
dalam formulir yang telah disusun menurut urutan yang logis? Hal ini mengurangi
kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir dan akan mengurangi
waktu pengisisan dan penggunaan formulir.
4.Apakah formulir tersebut akan memerlukan penulisan
dengan tangan atau pemrosesan dengan mesin atau kedua-duanya? Hal ini akan
menentukan lebar spasi dan penggunaan garis atau hanya spasi saja.
5.Apakah formulir tersebut akan diisi dengan pensil,
tinta, mesin ketik atau mesin khusus atau dengan proses penggandaan yang lain?
Hal ini akan menentukan jenis dan mutu kertas yang akan digunakan serta jumlah
ruang yang harus disediakan untuk memungkinkan pencatatan informasi.
6.Apakah formulir tersebut akan disimpan dalam suatu
arsip? Hal ini akan menentukan mutu kertas yang harus digunakan, ukuran kertas
dan preforasi yang harus dibuat, jika hal ini diperlukan.
Sumber :
www.google.com
www.google.com
